Att sända ut personal för arbete utomlands är en komplex process som involverar såväl skattefrågor som socialavgifter. För svenska arbetsgivare är det viktigt att ha kännedom om vilka regler som gäller beroende på hur långtidsutlandsarbetet sträcker sig. Nedan ges en översikt över de huvudsakliga aspekterna som arbetsgivare måste beakta.
Som arbetsgivare är du skyldig att lämna uppgifter om varje anställd som arbetar utomlands. Det innefattar redovisning av den lön som den anställde erhållit samt eventuella skatteavdrag. Beroende på om du är skyldig att göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter ska du redovisa dessa uppgifter i olika fält i Skatteverkets arbetsgivardeklaration.
Om du inte har skyldighet att göra skatteavdrag eller betala arbetsgivaravgifter kan det fortfarande finnas en skyldighet att lämna kontrolluppgift. Det är därför av stor vikt att ha kontroll på gällande regler.
Grundregeln för socialavgifter är att en anställd omfattas av socialförsäkringen i det land där arbetet utförs, och att socialavgifter ska betalas till arbetslandet. Ett undantag från denna regel är vid utsändning.
Arbetsgivaren ska betala socialavgifter i det land där den anställde är socialförsäkrad. Om den anställde förblir inom det svenska socialförsäkringssystemet ska arbetsgivaravgifter betalas i Sverige. Försäkringskassan är den behöriga institutionen i Sverige och kan utfärda intyg om socialförsäkringsstatus.
Om den anställde sänds ut för arbete i högst ett år kan denne oftast behålla sin svenska socialförsäkring, vilket innebär att arbetsgivaren fortsatt ska betala arbetsgivaravgifter i Sverige.
Vid arbete utomlands i mer än ett år tillhör den anställde som regel arbetslandets socialförsäkring, och arbetsgivaren ska då betala socialavgifter i arbetslandet.
En anställd som arbetar utomlands kan i vissa fall vara befriad från att betala skatt i Sverige på sin utlandsinkomst. Två centrala regler styr detta: sexmånadersregeln och ettårsregeln.
Sexmånadersregeln
Om en anställd arbetar utomlands i minst sex månader kan denne undantas från svensk skatt på utlandsinkomsten, förutsatt att vissa villkor är uppfyllda. Om den anställde kan uppvisa ett beslut från Skatteverket om skattebefrielse, ska arbetsgivaren inte göra skatteavdrag. Om sådant beslut saknas ska skatteavdrag göras enligt vanlig tabell.
Om anställningen utomlands varar kortare tid än sex månader anses personen vara obegränsat skattskyldig i Sverige och ska därför betala skatt i Sverige oavsett var inkomsten är intjänad.
Ettårsregeln
För anställda som arbetar och vistas utomlands i ett år eller längre kan skattebefrielse i Sverige medges, även om de inte beskattas i arbetslandet. Detta förutsätter dock att vissa villkor är uppfyllda.
Svenska arbetsgivare måste beakta regler för skatteavdrag, socialavgifter och uppgiftsskyldighet vid utlandsarbete.
Viktigt att avgöra om den anställde omfattas av svensk socialförsäkring.
Skattebefrielse kan gälla enligt sexmånaders- eller ettårsregeln, beroende på arbetsperiodens längd.
En tydlig strategi och efterlevnad av lagkrav minimerar risker och säkerställer korrekt hantering.
