Vikariat är en flexibel anställningsform som används för att ersätta en person som är frånvarande från arbetet på grund av exempelvis sjukdom, semester eller föräldraledighet. I denna artikel presenteras, på ett allmänt plan, vad som är viktigt att veta när det gäller vikariatsanställningar.
Utgångspunkten i svensk rätt är att en anställning gäller tillsvidare. Det är dock möjligt för arbetsgivare och arbetstagare att avtala om en tidsbegränsad anställning. Vikariat är en sådan anställningsform. Det som kännetecknar ett vikariat är att en person anställs för att ersätta ordinarie personal när denne är frånvarande från arbetet, exempelvis på grund av semester, sjukdom eller föräldraledighet.
Från och med 1 oktober 2022 infördes en ny regel i lagen om anställningsskydd som förbjuder arbetsgivare att anställa vikarier i syfte att kringgå lagen om anställningsskydd. Det ställer kav på att vikariatet ska vara äkta. Ett vikariat kan betraktas som lagstridigt om det kan konstateras att arbetsgivaren försökt kringgå lagen.
Enligt lagen om anställningsskydd övergår ett vikariat till en tillsvidareanställning när en arbetstagare har varit anställd hos arbetsgivaren i vikariat i sammanlagt mer än två år under en femårsperiod. Så snart denna tidsperiod överskrids uppstår en tillsvidareanställning även om arbetstagaren och arbetsgivaren inte varit medvetna om detta. Vikariatet övergår då automatiskt till en tillsvidareanställning. Tänk dock på att det kan finnas andra regler i eventuella kollektivavtal. Observera också att det kan finnas undantag för vissa yrkesroller; exempelvis krävs vanligtvis lärarlegitimation för att få en tillsvidareanställning som lärare.
Från och med 1 oktober 2022 gäller en ny regel i lagen om anställningsskydd som förbjuder arbetsgivare att anställa vikarier i syfte att kringgå reglerna om arbetstagares rätt att få tillgodoräkna sig tid mellan särskilda visstidsanställningar. Om arbetsgivarens syfte med vikariatet var att kringgå lag kan arbetsgivaren bli skadeståndsskyldig. Det är dock du som måste kunna visa att arbetsgivaren har haft ett sådant syfte.
Om arbetsgivarens syfte med vikariatet är att kringgå lagen om anställningsskydd och om vikariatet även är felaktigt t.ex. på grund av att vikarien inte ersätter ordinarie arbetstagares frånvaro (oäkta vikariat), kan en domstol besluta att anställningen ska gälla tillsvidare.
Utgångspunkten är att anställningen löper under hela den avtalade perioden och upphör vid slutdatumet. Parterna kan dock avtala om att vikariatsanställningen ska kunna avbrytas i förtid. Det kan därför vara fördelaktigt att kontrollera vad det står i ditt anställningsavtal. Det kan även finnas vissa möjligheter för arbetsgivaren att avsluta din vikariatsanställning i förväg om den ordinarie arbetstagaren återgår till tjänsten i förtid.
Tänk på att du kan bli avskedad, oavsett vilken anställningsform du har, om du grovt åsidosätter dina förpliktelser gentemot din arbetsgivare.
Om du inte kommer att få fortsatt anställning måste din arbetsgivare informera dig om detta minst en månad innan anställningstidens utgång. För att du ska ha rätt att få ett sådant besked krävs att du har varit anställd sammanlagt mer än 12 månader under de senaste tre åren.
Om du som vikarie på grund av arbetsbrist inte fått fortsatt anställning har du företrädesrätt till återanställning i den verksamhet där du tidigare varit sysselsatt. Det förutsätter dock att du har tillräckliga kvalifikationer för den nya anställningen och att du har uppnått en tillräcklig anställningstid hos arbetsgivaren. Anställningstiden måste då vara sammanlagt mer än 12 månader under de senaste tre åren. Arbetsgivaren måste då erbjuda dig en ny anställning innan en ny utomstående person får anställas i samma verksamhet.
Företrädesrätten gäller från tiden då uppsägningen skedde, eller borde ha skett, och nio månader framåt. Tänk på att du enligt lagen om anställningsskydd måste anmäla din företrädesrätt till återanställning till din arbetsgivare för att kunna utkräva den. Detta bör göras skriftligen.
Om ni som arbetsgivare avser att anställa, eller har en eller flera anställda vikarier, är det viktigt att säkerställa att det rör sig om ett så kallat äkta vikariat. Att vikariatet är äkta betyder att den ordinarie arbetstagaren måste vara frånvarande från arbetet och att vikarien anställs i syfte att utföra den frånvarande personens arbetsuppgifter. Vikariens tjänst ska överensstämma med den ordinarie arbetstagarens tjänst i fråga om sysselsättningsgrad och utsträckning i tiden. Kopplingen bör ske genom anställningsavtalet och det bör stå klart för vikarien vem han eller hon ska ersätta.
Ett vikariat kan betraktas som lagstridigt om det kan konstateras att vikariatet inte är äkta genom att arbetsgivaren försökt kringgå lag. Det kan exempelvis vara fallet om vikarien får allt fler arbetsuppgifter och mer regelbundet får utföra arbetsuppgifter som inte ingår i ordinarie personals arbetsuppgifter. Det ska dock tydliggöras att det måste ske en bedömning av omständigheterna i varje enskilt fall för att bedöma frågan om ett vikariat är äkta.
Sammanfattningsvis bör ni som arbetsgivare fråga er själva vad syftet med vikariatet är och om det finns någon annan anställningsform som är lämpligare i ert fall. Om ni inte följer dessa regler kan ni riskera att bli skadeståndsskyldiga.
Huvudregeln enligt svensk rätt är att en anställning löper tillsvidare om parterna inte avtalat om annat. Därför är det viktigt att i anställningsavtalet klargöra att den aktuella anställningen är avsedd att gälla för en begränsad tid. Det ankommer på er som arbetsgivare att vid anställningens ingående att klargöra detta för personen som ska anställas.
En vikariatsanställning övergår till en tillsvidareanställning efter en anställningstid på sammanlagt två år under en femårsperiod. Det är viktigt att veta att detta sker automatiskt; om ni som arbetsgivare vill undvika att vikariatet övergår i en tillsvidareanställning bör ni säga upp arbetstagaren i tid innan tidsperioden överskrids.
Om det råder arbetsbrist i er verksamhet och ni på grund av detta inte kan erbjuda en vikarie fortsatt anställning kan vikarien i vissa fall ha företrädesrätt till återanställning. Det gäller om arbetstagaren har tillräckliga kvalifikationer för den nya anställningen och att personen varit anställd sammanlagt mer än 12 månader under de senaste tre åren. Tänk på att ni som arbetsgivare (under förutsättning att arbetstagaren anmält sin företrädesrätt till återanställning) då måste erbjuda den tidigare anställde vikarien arbete innan ni anställer en ny utomstående person.
Vad måste vi som arbetsgivare tänka på vid utformandet av avtal om vikariat?
Ange i anställningsavtalet att anställningen avser en tidsbegränsad anställning (vikariat) samt den tidsperiod under vilket vikariatet ska löpa. Tidsbegränsningen kan exempelvis uttryckas i exakta datum eller i ett visst antal dagar.
Ange i anställningsavtalet vem som vikarien ska ersätta, arbetsuppgifter, arbetstid m.m. Vid längre vikariat kan det vara fördelaktigt att avtala om möjligheter för att säga upp vikariatet i förväg.
Om ordinarie personal återgår i arbete tidigare än planerat (exempelvis på grund av avbruten semester) kan det vara fördelaktigt att i vikariatsavtalet tidsbegränsa vikariatet med hänvisning till ordinarie arbetstagares ledighet. Det är då möjligt att avtala om att vikariatet ska gälla så länge som ordinarie arbetstagare är frånvarande, dock längst till och med ett visst datum.
