Tjänsteresor kan ske ofta, närmast på rutin, för att exempelvis träffa kunder, men det kan även ske mer sporadiskt eller helt tillfälligt. Då uppkommer oftast frågan om vem som ska betala för boende, mat och resa. Det är därför viktigt att diskutera dessa frågor innan resa, och särskilt om resorna sker ofta redan då anställningen påbörjas.
Det finns ingen lagreglerad rätt att få traktamente utbetalt från din arbetsgivare. Du kan dock ha rätt att utfå traktamente från din arbetsgivare utifrån kollektivavtal eller ditt enskilda anställningsavtal. För att kunna utfå ett skattefritt traktamente måste du övernatta minst en natt på en plats mer än 50 km från ditt tjänsteställe och mer än 50 km från din bostad. Det finns en beloppsgräns för att ersättningen ska vara skattefri, olika beroende på hur länge du är borta. Om ersättningen överstiger dessa angivna schablonbelopp räknas ersättningen som lön eller alternativt annan förmån som ska beskattas.
Om arbetsgivaren inte betalar dig traktamentet och du uppfyller kraven kan du även göra avdrag i din inkomstdeklaration hos Skatteverket för att således utfå traktamentet. Om du fått ett skattefritt traktamente från din arbetsgivare ska du dock inte deklarera ersättningen eller göra avdrag för kostnaden i din inkomstdeklaration.
Det finns inga egentliga lagregleringar om rätten till resetillägg när du kör bil eller på annat sätt reser i tjänsten. Det finns en tabell på Skatteverket med schablonbelopp som arbetsgivaren maximalt kan ge skattefritt beroende på om du kör egen bil, tjänstebil från din arbetsgivare eller åker något annat färdmedel. Det går att avtala om ett högre ersättningsbelopp, men ersättningen över schablonbeloppet behöver beskattas för. Din arbetsgivare har inte en lagstadgad skyldighet att betala ett visst belopp eller alls betala för resan, utan det måste du komma överens om med din arbetsgivare. Det bästa är att skriftligen avtala om detta i eller i anslutning till ditt anställningsavtal.
Om du som arbetstagare ska ta bilen inom arbetet är det bästa om din arbetsgivare tillhandahåller en tjänstebil alternativt hyrbil för tillfället. Det kan även vara så att du som arbetstagare ska ta din egen bil eller exempelvis själv hyr en bil för tjänsteresor. Det är i sådana fall viktigt att beröra frågor om exempelvis försäkring och även övrig ersättning för att du använder din privata bil.
För taxi och kommunala färdmedel kan du ha rätt att få skattefri ersättning för det faktiska beloppet om du kan visa på att det är använt just i samband med tjänsteresor. Särskilt periodkort för kommunaltrafiken inköpt av dig privat antas i första hand vara till dig personligen och privat, och då måste du kunna visa att du haft så pass många tjänsteresor under perioden bokade att ett sådant kort varit motiverat för att få möjlighet till skattefri ersättning.
Det finns ingen lagreglerad skyldighet för er som arbetsgivare att betala ut traktamente eller reseersättning till arbetstagare för resa i tjänsten. Vanligen regleras traktamente i kollektivavtal eller det enskilda anställningsavtalet, och reseersättningen individuellt med den arbetstagare det gäller.
För att kunna utge ett skattefritt traktamente måste arbetstagaren övernatta minst en natt på en plats mer än 50 km från dennes tjänsteställe och mer än 50 km från dennes bostad. Det finns en beloppsgräns för att ersättningen ska vara skattefri, olika beroende på hur länge arbetstagaren är borta. Det kan finnas regler i kollektivavtal som ni som arbetsgivare måste följa vad gäller traktamente, eller så är det en individuell överenskommelse mellan er och arbetstagaren i exempelvis anställningsavtalet.
För reseersättning är det skattefria beloppet beroende på om arbetstagaren kör sin egen bil, tjänstebil från er som arbetsgivare eller åker något annat färdmedel. Det går att avtala om ett högre ersättningsbelopp, men ersättningen över schablonbeloppet behöver beskattas för. Det bästa är att skriftligen avtala om ersättningen och dess storlek i eller i anslutning till anställningsavtalet med arbetstagaren det berör.
Om ersättningen överstiger de angivna schablonbelopp räknas ersättningen som lön eller alternativt annan förmån som ska beskattas.
