Med Arbetsmiljöverkets föreskrifter om användning av arbetsutrustning avses med arbetsutrustning maskiner, anordningar, verktyg, redskap eller installationer som används i arbetet. Det kan exempelvis vara fasta maskiner eller anordningar på arbetsplatsen, men det kan även vara annan portabel utrustning som nyttjas på arbetsplatsen som kan eller ska tas hem av arbetstagaren. Därigenom uppstår dilemmat om utrustning kan användas både i arbete och för privat bruk.
Det finns ingen lag som förbjuder användning av arbetsutrustning för privat bruk, men arbetsgivaren kan ha instruktioner eller policys om detta. När arbetsutrustning används både privat och i arbetet kan det uppstå rättsliga frågor samt risker som belyses i denna artikel.
Om du använder arbetsutrustning både för arbete och privat kan du behöva beskattas för en del av utrustningen som en jobbförmån. För att undvika beskattning måste utrustningen vara väsentlig för arbetet, ha begränsat värde för dig och vara svår att skilja från arbetsnyttan. Dessutom måste arbetsgivaren betala direkt för utrustningen, inte ersätta dina inköp.
Ett dilemma vid blandad användning av arbetsutrustning i form av främst dator eller telefon är övervakning. Information om dina sökningar och vad du skriver i gemensamma kanaler kan bli tillgänglig för arbetsgivaren, som även kan spåra din plats både under arbetstid och fritid. Arbetsgivaren får dock inte alltid undersöka dina sökningar eller plats, eller använda informationen mot dig. Det krävs särskilda skäl och en viss grad av misstanke om oegentligheter för att få övervaka och agera på informationen. Att arbetsgivaren rent tekniskt kan övervaka skapar dock en risk för obalans mellan arbete och privatliv.
En annan aspekt att tänka på är vem som ska stå för kostnaderna om utrustningen går sönder eller prestandan försämras. Vanligtvis står arbetsgivaren för skador som uppstår i tjänsten. För att du som arbetstagare ska bli skadeståndsskyldig krävs synnerliga skäl, vilket innebär att det bara är i undantagsfall som du får stå för skador orsakade i tjänsten. Arbetsgivaren kan dock avtala bort denna presumtion, vilket i sådana fall ska framgå i anställnings- eller kollektivavtal. Arbetsgivaren kan också ha en försäkring som täcker reparation eller ersättning av utrustningen.
Om utrustningen däremot används även privat måste det klargöras i vilken mån den används privat och i arbetet, samt hur skadan uppstod för att avgöra om du eller arbetsgivaren ska stå för kostnaden. Detta gör det mer otydligt när du själv behöver ersätta skadan och när det faller under arbetsgivarens ansvar.
Det finns ingen lag som förbjuder arbetstagare att använda arbetsutrustning privat. Ni som arbetsgivare kan dock ge instruktioner eller ha policys om detta. Det kan vara bekvämt för arbetstagaren att använda arbetsutrustningen privat, men det finns rättsliga aspekter och risker att beakta enligt det som tas upp nedan, och även säkerhetsrisker eller att information eller utrustning inte blir tillgänglig för chefer eller kollegor när det behövs.
Om arbetstagaren använder arbetsutrustning både i arbetet och privat kan denne beskattas för utrustningen som en jobbförmån, och ni som arbetsgivare kan behöva betala arbetsgivaravgifter och skatteavdrag. För att undvika beskattning måste utrustningen vara väsentlig för arbetet, ha begränsat värde för arbetstagaren, vara svår att skilja från arbetets nytta, och betalas direkt av er som arbetsgivare.
Ett dilemma med blandad användning av arbetsutrustning i form av främst dator eller telefon är problematiken med övervakning. Arbetstagaren kan känna sig övervakad eller misstro arbetsgivaren. Ni som arbetsgivare har inte alltid rätt att undersöka vad en arbetstagare sökt på eller var denne är eller användas som underlag för exempelvis uppsägning av arbetstagaren utan särskilda skäl eller viss grad av misstanke om oegentligheter måste föreligga för att sådan övervakning och användning ska vara acceptabel. Att ni som arbetsgivare rent tekniskt kan övervaka arbetstagarens förehavanden kan dock skapa misstro eller obalans mellan arbetsgivare och arbetstagare.
Vem som ska stå för kostnaderna om utrustning går sönder är en annan viktig fråga. Vanligtvis är det ni som arbetsgivare som ansvarar för skador som uppstår i tjänsten. Arbetstagaren blir endast skadeståndsskyldig vid synnerliga skäl, vilket är sällsynt. Detta ansvar kan dock avtals bort. Om utrustningen används även privat måste det klargöras hur och när skadan uppstod för att avgöra om arbetstagaren eller ni som arbetsgivare ska stå för kostnaden. Det blir därmed mer otydligt när arbetstagaren respektive ni som arbetsgivare ska ersätta skadan när utrustningen används både i arbetet och för privat bruk.
