Det är vanligt att arbetsgivare reglerar vilka regler som ska gälla på arbetsplatsen genom olika policys. Arbetsgivarpolicys är grundläggande verktyg som säkerställer tydlighet och enhetlighet inom en organisation. De definierar förväntningar, rättigheter och skyldigheter för både arbetsgivare och anställda.
En arbetsgivarpolicy är ett styrdokument som reglerar olika förhållanden på arbetsplatsen. Det kan till exempel vara drogpolicy, företagspolicy, lönepolicy, IT-policy, semesterpolicy med mera. I policyn kan arbetsgivaren förklara hur situationer som uppstår ska hanteras, vilka förfarandesätt som gäller i ett visst avseende, hur företaget arbetar eller vilka värderingar som finns på företaget och hur dessa ska efterlevas. Det kan finnas regler kring till exempel IT-miljön och hur arbetstagarna ska hantera denna, eller kring hur arbetstagare ska söka semester och hur det beviljas. Kort sagt ett styrdokument som förklarar vilka regler och förhållningssätt som ska tillämpas i en viss situation.
Ja. Arbetsgivaren har arbetsledningsrätt vilket betyder att det är arbetsgivaren som leder och fördelar arbetet och bestämmer hur det ska utföras.
Ja. Arbetsgivaren har arbetsledningsrätt och kan därför ensidigt bestämma vilka regler och rutiner som gäller på arbetsplatsen. Det krävs alltså ingen överenskommelse med dig eller er som arbetstagare för att policyn ska kunna ändras utan arbetsgivaren får göra detta på eget bevåg. Vid viktigare förändringar har arbetsgivaren dock en skyldighet att förhandla med facket innan förändring sker.
Om du bryter mot en policybestämmelse innebär det att du inte följer arbetsgivarens instruktioner för hur arbetet ska fungera. Detta är en form av misskötsamhet som kan leda till lindrigare påföljder eller att du riskerar din anställning och sedermera blir uppsagd, beroende på hur allvarligt ditt regelbrott och misskötseln är.
Som arbetsgivare är policys ett bra sätt att reglera vilka regler och rutiner som gäller på arbetsplatsen. Genom att ange hur rutiner för semester- och föräldraledighet ser ut, hur IT-miljön ska hanteras eller vilka värderingar som ska råda på företaget behöver ni inte skriva in detta i varje enskilt anställningsavtal utan kan samla all sådan information i policyn. Det ger er mer flexibilitet eftersom det är lättare att ändra i policyn än att ändra eller göra tillägg till anställningsavtalet.
Ja, som arbetsgivare måste ni upprätta en arbetsmiljöpolicy. Arbetsmiljöpolicyn ska visa er övergripande målsättning, viljeinriktning och medel för det långsiktiga arbetet som ni har med verksamhetens miljö. Den ska beskriva hur arbetsmiljöförhållandena ska vara i er verksamhet, för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö. Den måste vara skriftlig om ni har fler än 10 anställda.
Ni måste också ha riktlinjer för att förhindra trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier enligt diskrimineringslagen vilket också kan benämnas som en policy. I policyn ska det också framgå vilka rutiner företaget har om det händer någonting. Rutinerna ska ge praktisk vägledning om hur man hanterar trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier och ange bland annat vem som har ansvar för att utreda händelserna eller påståendena.
I övrigt finns det inga lagstadgade krav på vilka policys ni som arbetsgivare måste ha.
Om ni inte upprättat en arbetsmiljöpolicy kan Arbetsmiljöverket rikta krav mot er att ni måste ta fram en sådan och på sätt fullgöra er skyldighet att säkerställa en god arbetsmiljö. Finns det inga riktlinjer kring hur trakasserier ska förhindras m.m. kan ni få ett föreläggande från Diskrimineringsombudsmannen att upprätta sådana riktlinjer. Föreläggandet förenas med vite.
Det finns inget krav på att upprätta andra typer av policys och det medför därför inga konsekvenser att inte ha gjort det.
Ja, arbetsgivaren kan ensidigt ändra innehållet i policyn utan att ha träffat en överenskommelse med de anställda. Dock måste ni som arbetsgivare tänka på att om ni under lång tid upprätthållit en policy som innehåller förmåner, så som att ni har betalat ut föräldralön, att det till slut kan uppfattas som en underliggande del av anställningsavtalet. Det är därför viktigt att det i policyn framgår att sådana förmåner utges ensidigt och att ni förbehåller er rätten att ändra förmånen.
Vid större förändringar kan ni som har kollektivavtal dock behöva förhandla med kollektivavtalsslutande fackförbund innan ni genomför förändringarna.
Om en anställd inte följer de bestämmelser som ni satt upp i en policy betyder det att den anställde inte har följt era instruktioner om hur arbetet ska fortlöpa och hanteras. Det betyder att den anställde har gjort sig skyldig till misskötsel vilket kan leda till en lindrigare påföljd, eller i allvarligare fall uppsägning. Huruvida uppsägning blir aktuellt beror på allvarligheten i misskötseln och vilken sorts policy arbetstagaren brutit mot.
